FSC® CoC Sistemi Nasıl Uygulanır?
FSC® Belgelendirme hizmetleri Standart BM Trada Belgelendirme A.Ş tarafından, akredite kuruluş olan “Warringtonfire Testing and Certification Limited, trading as BM TRADA” işbirliğiyle yürütülmektedir.

Chain of Custody Certification | BM TRADA

Prosedür:

Kuruluşta hali hazırda yürütülen bütün süreçlerin ve FSC® standartları ile ilgili gereksinimleri karşılayacak bir prosedür hazırlanmalıdır.

Yönetim Temsilcisi:

Kuruluşta FSC® ile ilgili süreçleri yönetecek kişidir. Yönetim temsilcisi aynı zamanda firmadaki bütün personeli firma bünyesindeki FSC® uygulamaları konusunda yönlendirecek kişidir.

Lisans Anlaşması:

Kuruluşta imza yetkili bir kişi, FSC® ile kuruluş arasında güncel Lisans Anlaşmasını imzalamak ve bu anlaşmayı kuruluş bünyesinde muhafaza etmek zorundadır.

Kritik Kontrol Noktası:

FSC® sertifikalı hammadde ile sertifikasız hammaddenin birbirine karışma riskinin yüksek olduğu noktalardır. Bu noktalarda çalışan personel kesinlikle kendi konusunda FSC® uygulamaları ile ilgili eğitim almalıdır. Kritik kontrol noktalarına örnek vermek gerekirse; hammadde tedariki, satınalma evrakları (fatura, irsaliye, paketleme listesi vb.), hammadde ve ürünlerin fiziksel ve tanımsal olarak FSC® sertifikalı ve sertifikasız olarak ayrıştırılması, FSC® sertifikalı hammadde ve ürünleri kayıtları, satış evrakları (fatura, irsaliye, paketleme listesi vb.), ithalat-ihracat ve ilişkin süreçler, ürün grubu (FSC®-STD-40-004a’ya göre) ve FSC® tanımları, FSC® kontrol sistemi, FSC® logo kullanımı, dış tedarik, uygun olmayan ürünler, şikayetler vb. Kritik kontrol noktası, kuruluştan kuruluşa değişiklik gösterebilir. Her kuruluş prosedüründe kendi kritik kontrol noktalarını ve sorumlularını belirlemelidir.

Eğitim:

Kuruluş, personeline FSC® konusunda eğitim vermelidir. Özellikle kritik kontrol noktasında çalışan personele kendine ait FSC® uygulamaları ile eğitilmesini sağlamalıdır. Prosedürde tanımlanmalıdır.

İSG:

Kuruluş, İş Sağlığı ve Güvenliği ile ilgili bulunduğu ülkenin yasal mevzuatına uymalıdır. Personeline İSG konusunda eğitmeli ve çalışma esnasında ihtiyacı olacak kişisel koruyucu donanımı sağlamalıdır.

Kayıtlar:

Kuruluş FSC® ile ilgili aşağıda sıralanmış kayıtları en az 5 yıl süre ile saklamalıdır; Prosedür, Satın alma evrakları (fatura, irsaliye, paketleme listesi, satın alma siparişi vb), Satış evrakları (fatura, irsaliye, paketleme listesi vb), Malzeme-Ürün stok kayıtları, Hammadde girdi-Ürün çıktı kayıtları, Ürün grubu listesi, Eğitim kayıtları, Yıllık hacim özetleri (belirlenen 1 yıllık periyotta tedarik edilen hammadde miktarı, üretime dahil edilen miktar, satılan ürün miktarı, stoktaki hammadde-ürün miktarı bilgilerini içerir), Logo onay kayıtları, Tedarikçi ile ilgili kayıtlar (tedarikçi doğrulama kaydı, onaylı tedarikçi listesi vb), Uygun olmayan ürünler ve şikayetler ile ilgili kayıtlar ve varsa dış kaynak kullanımı ile ilgili kayıtlar. Prosedürde tanımlanmalıdır.

Sertifikalı Tedarikçilerin Listesi:

Kuruluş, FSC® sertifikalı hammadde tedarik ettiği firmaları düzenli olarak https://info.fsc.org/ web sitesinden düzenli olarak sertifikalarının geçerliliğini kontrol etmesi gerekmektedir. Kuruluş kontrol ettiğini kanıtlayabilmelidir. Prosedürde tanımlanmalıdır.

Hammadde Tedariki:

Satın alınan hammaddenin sertifikalı olması, üzerinde FSC® ticari markası taşımasından değil, satın alma faturası ve evrakları üzerinde yazan tedarikçi sertifika no ( xx-COC-xxxxxx ) ve FSC® tanımı (FSC® 100%, FSC® Mix x%, FSC® Mix Credit, FSC® Recycled Credit, FSC® Recycled 100% gibi) ile anlaşılır. Satın alma fatura ve evraklarında FSC® sertifika no ve FSC tanımı yazmıyor ise o hammadde FSC® sertifikalı değildir. Prosedürde tanımlanmalıdır.

Ayrıştırma:

FSC® sertifikalı hammadde ve sertifikasız hammadde kesinlikle birbirinden fiziksel, dönemsel veya tanımlama yöntemlerinden en az biri ile ayrıştırılmalıdır. Ayrıca stok kayıtlarında FSC sertifikalı ve sertifikasız hammadde ayrı stok isimleri ile, FSC® sertifikalı olduğunu belirtecek şekilde kayıt altına alınmalıdır. Prosedürde tanımlanmalıdır.

Üretim Kontrolü:

FSC® sertifikalı hammadde ve ürün ile sertifikasız hammadde ve ürün her aşamada birbirinden ayrıştırılmalıdır. Kuruluşta aynı anda hem FSC® sertifikalı hem de sertifikasız ürün üretimi varsa, bu ayrıştırmayı nasıl yapacağını prosedüründe tanımlamalı ve uygulamalıdır. FSC sertifikalı malzeme eğer sertifikasız bir malzeme ile karışır ise o ürün artık sertifikasız olarak devam etmelidir. Kuruluş kendi üretim veya işletim sistemine uygun olan FSC® kontrol sistemlerinden en az birini prosedüründe tanımlamalı ve uygulamalıdır. Bu sistemler sırası ile Transfer Sistem, Yüzdesel Sistem ve Kredi Sistemidir. Prosedürde tanımlanmalıdır.

Ürün Kontrolü:

Hammadde kadar bitmiş ürün de FSC sertifikalı ve sertifikasız olarak ayrıştırılmalıdır. Bu ayrıştırma bitmiş FSC® sertifikalı ürün üzerine FSC® ticari markalarını uygulayarak ya da depoda bulunan bir işaretleme tabelası ile olabilir. Prosedürde tanımlanmalıdır.

Dönüşüm Faktörü:

Kuruluş tarafından kullanılan belirli bir dönüşüm sürecine giren ve çıkan malzeme miktarı arasındaki oran. Dönüşüm faktörü, çıktı miktarını girdi miktarına bölerek hesaplanır ve tüm ürüne veya bir ürünün her bir bileşenine uygulanır. Her bir ayrı ürün grubu ve her ürünün her aşaması için ayrı ayrı hesaplanmalı ve prosedürde tanımlanmalıdır.

Kontrol Sistemi:

Çıktılar için FSC tanımının belirlenmesini sağlayan sistemler; Transfer, Yüzdesel ve Kredi Sistemi.

  • Transfer Sistem: Çıktıların girdi materyali kategorisi ile aynı veya daha düşük olan bir FSC® tanımı ile satılmasını sağlayan FSC kontrol sistemi ve varsa en düşük ilişkili yüzde tanımı veya kredi tanımı.
  • Yüzdesel Sistem: Çıktıların bir iş emrindeki veya belirli bir talep süresi boyunca üretime katkıda bulunan girdilerin oranına karşılık gelen FSC® tanımı ile satılmasını sağlayan FSC® kontrol sistemi.
  • Kredi Sistemi: Üretim girdilerinin miktarına ve uygulanabilir dönüşüm faktörlerine karşılık gelen bir kredi tanımı ile bir ürün grubunun çıktılarının bir kısmının satılmasını sağlayan FSC® kontrol sistemi.

FSC® Sertifikalı Ürün Satışı:

Kuruluş FSC® sertifikalı hammaddeler ile ürettiği veya işlettiği ürünleri sertifikalı olarak satmak istiyorsa satış faturası ve evrakları üzerinde kuruluşa ait FSC® sertifika no’yu ( xx-COC-xxxxxx ) ve ürüne ait FSC® tanımını (FSC® 100%, FSC® Mix x%, FSC® Mix Credit, FSC® Recycled Credit, FSC® Recycled 100% gibi) kesinlikle yazılmalıdır. Prosedürde tanımlanmalıdır.

FSC® Ticari Marka Kullanımı:

FSC® ticari marka kullanımları iki farklı şekilde olabilir;

  • 1. Ürün üzeri ticari marka kullanımı
  • 2. Promosyonel ticari marka kullanımı

Kuruluş her bir ticari marka kullanımı için belgelendirme kuruluşu aracılığı ile ticari marka kullanım onayı almalıdır. Onay alınmadan hiçbir ticari marka kullanımı basılmamalı veya teşhir edilmemelidir. Bu onay kayıtları en az 5 yıl süre ile saklanmalı ve bu süreç prosedürde tanımlanmalıdır.

FSC® CoC sisteminin uygulanması için gerekli dokümante edilmesi gereken prosedür ve prosesler;

  • FSC®-STD-40-004a standardına göre belirlenen ürün grubu listesi hazırlanmalıdır.
  • Yönetim Temsilcisi atanmalıdır ve dokümanda tanımlanmalıdır.
  • Kritik Kontrol Noktaları ve Sorumluları prosedürde tanımlanmalı ve dokümante edilmelidir.
  • Eğitim prosedürü tanımlanmalı ve dokümante edilmelidir.
  • Şikayetlerin değerlendirilmesi prosedürü tanımlanmalı ve dokümante edilmelidir.
  • Uygun olmayan ürün prosedürü tanımlanmalı ve dokümante edilmelidir.
  • Kayıtları tutulması gereken dokümanların listesi tanımlanmalı ve dokümante edilmelidir.
  • Satın alma prosedürü tanımlanmalı ve dokümante edilmelidir.
  • Tedarikçi doğrulama prosedürü tanımlanmalı ve dokümante edilmelidir.
  • Malzeme kabul ve depolama prosedürü tanımlanmalı ve dokümante edilmelidir.
  • Sertifikalı malzemelerin ayrıştırılması prosedürü tanımlanmalı ve dokümante edilmelidir.
  • Üretim proseslerinin tamamı prosedürde tanımlanmalı ve dokümante edilmelidir.
  • Dönüşüm faktörü hesaplaması ve açık formülü prosedürde tanımlanmalı ve dokümante edilmelidir.
  • Satış prosedürü tanımlanmalı ve dokümante edilmelidir.
  • Hammadde muhasebe kayıtları tutulmalı ve prosedürde metodu tanımlanmalıdır.
  • Yıllık hacim özeti raporu hazırlama metodu prosedürde tanımlanmalı ve güncel olmalıdır.
  • FSC® kontrol sistemi prosedürde tanımlanmalı ve dokümante edilmelidir. (Transfer Sistem, Yüzdesel Sistem ve Kredi Sistemi)
  • FSC® ticari markalarının kullanımına ait prosedür tanımlanmalı ve dokümante edilmelidir.