FSC® Koruma ve Gözetim Zinciri Sistemi Uygulama Aşamaları

FSC® Belgelendirme hizmetleri Standart BM Trada Belgelendirme A.Ş tarafından, akredite kuruluş olan “Warringtonfire Testing and Certification Limited, trading as BM TRADA” işbirliğiyle yürütülmektedir.

Chain of Custody Certification | BM TRADA

Kritik Kontrol Noktaları (KKO)

CoC yönetim sistemini uygulamak isteyen bir organizasyonun ilk yapması gereken bütün kritik kontrol noktalarını öncelikle tespit etmektir. KKO, belgeli ürünlerle belgeli olmayan ürünlerin birbirine karışma risklerinin olduğu noktalardır. Bütün bu noktalar kontrol altına alınarak karışımın olmayacağı garanti edilmelidir. KKO genellikle aşağıdaki hususlarda oluşabilir;

  • Ham madde satın alımında
  • Mal kabul (girdi alım kısmı)
  • Üretim kontrolü
  • Bitmiş nihai ürün stoklarında
  • Satış kısmında

Kritik kontrol noktalarında oluşabilecek bu karışımı önlemek için ürün tanımlamasını yapmak, uygun dokümantasyon yapısını oluşturmak ve personelin ihtiyaç duyduğu eğitimleri sağlamak gerekmektedir.

Ürün Tanımlama

  • Belgeli ve belgeli olmayan ürünlerin birbirlerine karışmasını önlemenin en kolay yollarında biri ürünün net olarak kimliğinin tespit edilmesi ve tanımlanmasıdır.
  • Belgeli ormandan/kaynaktan gelen ürünlerin net olarak tanımlanmalı ve bununlar ilgili metodu gösteren ve kontrol eden bir prosedür oluşturulmalıdır.
  • Belgeli bir kaynaktan gelen bitmiş veya halen üretilmekte olan ürünleri izlemek için özel bir izleme/kodlama sistemi oluşturulabilir.
  • Üretim akışı esnasından belgeli olan veya olmayan ürünler üretim bandında fiziksel bir yola veya zamana bağlı ayrıştırılabilir.

Dokümantasyon

Dokümantasyon CoC sisteminin en temel parçalarından biridir.

  • Satın alma, taşıma, depolama, satış kayıtları gibi belgeli ürünlere ait olan bütün kayıtların tutulması.
  • Tanımlanmış tüm kritik kontrol süreçlerinin uygulamasını tarif eden dokümante edilmiş prosedürlerin oluşturulması gerekmektedir.
  • Giren malların hangi kaynaktan ve ne miktarlarda geldiğini gösteren ve hangi miktarlarda mamulün üretildiğini gösteren tam ve doğru üretim kayıtları tutulması ve saklanması gerekmektedir.

Eğitim

Sistemin etkin bir şekilde çalışmasının sağlanabilmesi için tüm personelin gerekli sistem eğitimlerini almış olması gerekmektedir.

  • CoC yönetim sisteminin uygulanması ve sürekliliğinin sağlanması için sorumlu ve yetkilendirilmiş bir yönetim temsilcisinin tanımlanmış olması gerekmektedir.
  • Bütün çalışanların CoC sistemi içerisindeki sorumluluklarının bilincinde olması gerekmektedir. Bu görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli tüm eğitimleri almış olmaları gerekir.
  • Mevcut eğitim ve personel bilgilerinin ve tecrübelerinin yer aldığı kayıtları oluşturulmalı, ilgili operasyonlarda kalifiye elemanlarını çalıştığı personel kayıtları ve verilen eğitimlerle gösterilebilmeli ve ilave eğitim ihtiyacı belli bir periyot dahilinde tespit edilmelidir.

Denetçi Tarafından Takip Edilecek Kayıtlar

Doğru bir şekilde kayıt tutmak CoC sistemi açısından çok önemlidir. Bütün kayıtlar okunabilir, ulaşılabilir ve doğru hazırlanmış olmalıdırlar. Denetçiler tarafından özellikle bakılabilecek kayıtlar;

  • İlgili operasyonel faaliyetlere yönelik olarak hazırlanmış, ürün tanımlama, depolama, satınalma ile ilgili tüm prosedürler ve ilgili kayıtlar.
  • CoC yönetim sistemini ilgilendiren tüm kayıtlar minimum 5 yıl saklanmalıdır.

Aşağıda belirtilen kayıtların sürekliliği sağlanmalıdır;

  • Satınalma, satınalma sipariş emirleri, kontratlar, sözleşmeler, faturalar ve onaylanmış tedarikçi listeleri.
  • Mal kabul notları, teslimat formları.
  • Ham madde ve bitmiş ürün stokları ile ilgili kayıtlar.
  • Üretim ile ilgili kayıtlar.
  • Talep, teklif formları, faturalar.

CoC sisteminin en önemli kısımlarından birisi de satın alınan belgeli ürünlerin miktarı ve satılan belgeli ürün miktarıdır. Bununla ilgili kayıtlar;

  • Her bir tedarikçiden alınan ham madde, ara mamul maddesinin miktarı ve de her bir madde için toplam alım miktarı.
  • Belgeli ürünlerin tüm satış detayları, her bir müşteriye satılan belgeli ürün miktarı ve sayısı artı toplam ürün başına satış miktarı.