AB’ye gönderilmek üzere hazırlanan bir ahşap, kahve, kauçuk veya kakao sevkiyatında en kritik soru, tedarikçinin bir sertifikaya sahip olup olmadığı değildir. Esas soru; ürünün hangi üretim alanından geldiğinin, 31 Aralık 2020’den sonra ormansızlaşma veya orman bozulmasıyla ilişkisinin bulunmadığının ve ilgili ülke mevzuatına uygun üretildiğinin kanıtlanıp kanıtlanamadığıdır. EUDR tedarikçi risk değerlendirmesi, bu kanıt zincirinin tedarikçi seviyesinde kurulmasını sağlar.
EUDR kapsamında AB pazarına ürün arz eden veya AB’den ürün ihraç eden operatörler, ilgili emtiaların ve türev ürünlerin ormansızlaşmasız, yasal üretilmiş ve izlenebilir olduğunu gerekli özen süreciyle göstermekle yükümlüdür. Tedarikçi değerlendirmesi bu sürecin önemli bir parçasıdır; ancak tek başına bir anket, sertifika veya tedarikçi taahhüdü yeterli değildir. Değerlendirme, ürüne, partiye, üretim alanına ve ticari akışa bağlanabilen doğrulanabilir kayıtlara dayanmalıdır.
EUDR tedarikçi risk değerlendirmesinin amacı
EUDR, sığır, kakao, kahve, yağ palmiyesi, kauçuk, soya ve ahşap ile bunlardan elde edilen belirli ürünleri kapsar. Kapsamdaki bir ürünün tedarikçisi değerlendirildiğinde hedef, yalnızca tedarikçinin kurumsal risk profilini görmek değildir. Tedarik edilen belirli malzemenin kaynağı, üretim koşulları ve sevkiyat zinciri doğrulanır.
Bu ayrım özellikle çok katmanlı tedarik yapılarında belirleyicidir. Bir ithalatçı, işleyici veya ihracatçı, doğrudan sözleşme yaptığı firmanın bilgileriyle yetinemez. Gerekli durumlarda ham maddenin üreticisine, çiftliğine, plantasyonuna veya orman işletmesine kadar izlenebilirlik kurulmalıdır. Aracı firma sayısının artması, veri kaybı ve karışım riski nedeniyle değerlendirmenin kapsamını da genişletir.
EUDR gerekli özen sistemi üç temel aşamadan oluşur: bilgi toplama, risk değerlendirmesi ve risk azaltma. Tedarikçi değerlendirmesi bu üç aşamanın tamamına veri sağlar. Amaç, riskin ihmal edilebilir düzeyde olduğuna dair gerekçeli bir sonuca ulaşmaktır. Bu sonuca ulaşılamıyorsa ürün AB pazarına arz edilmeden veya AB’den ihraç edilmeden önce ilave azaltıcı kontroller uygulanmalıdır.
Değerlendirmeye başlamadan önce ürün ve tedarikçi haritası çıkarın
Sağlıklı bir değerlendirme, satın alma kayıtlarındaki ürün adıyla başlamaz. Önce ürünün ilgili gümrük tarife pozisyonu, EUDR kapsamı, tedarik zincirindeki rolü ve fiziksel akışı netleştirilmelidir. Aynı ticari tanım altında farklı menşeli veya farklı risk düzeyinde malzemeler bulunabilir.
Ardından tedarikçi haritası hazırlanmalıdır. Bu haritada doğrudan tedarikçiler, varsa tacirler, işleyiciler, depolar, taşıyıcılar ve asıl üretim birimleri ayrıştırılır. Her bir bağlantı için malzeme akışı, belge akışı ve veri sorumlusu tanımlanmalıdır. Özellikle fason üretim, konsolidasyon, aktarma depo kullanımı ve farklı kaynakların birleştirildiği üretim modelleri risk değerlendirmesinde görünür hale getirilmelidir.
Tedarikçi riskinin ürün bazında değerlendirilmesi gerekir. Aynı tedarikçi, bir ürün grubunda tam coğrafi konum ve yasallık dosyası sunarken başka bir ürün grubunda yalnızca menşe ülke bilgisi sağlayabilir. Bu nedenle tek bir yıllık tedarikçi puanı, EUDR bakımından yeterli kontrol yöntemi değildir.
Toplanması gereken temel bilgiler
EUDR’nin bilgi toplama yükümlülüğü, denetimde geriye doğru izlenebilecek kayıtlar gerektirir. Tedarikçiden alınan bilgilerin güncel, tutarlı ve sevkiyatla ilişkilendirilebilir olması gerekir. Uygulamada dosyada en az şu unsurlar bulunmalıdır:
- Ürünün tanımı, miktarı, ilgili ürün kodu ve ticari parti veya sevkiyat kimliği
- Tedarikçi, üretici ve varsa önceki tedarik zinciri aktörlerine ilişkin kimlik ve iletişim bilgileri
- Üretim ülkesine ilişkin bilgi ile üretim alanlarının coğrafi konumu
- Üretim tarihini veya üretim dönemini destekleyen kayıtlar
- Ürünün ormansızlaşmasız olduğunu destekleyen kanıtlar
- Üretimin ilgili mevzuata uygunluğunu gösteren belgeler ve kayıtlar
Coğrafi konum verisi kritik kontrol noktasıdır. Üretim parseli veya alanı için koordinatlar, EUDR’nin öngördüğü biçimde alınmalı; büyük üretim alanlarında gerekli olduğu durumlarda poligon verisi kullanılmalıdır. Bir tedarikçinin yalnızca il, ilçe, köy veya depo adresi vermesi üretim alanını doğrulamak için yeterli değildir.
Yasallık değerlendirmesi de geniş bir inceleme alanı içerir. Arazi kullanım hakkı, çevre mevzuatı, ormancılık kuralları, vergi ve ticaret düzenlemeleri, işçilik hakları, insan hakları ile yerli halkların hakları ilgili ülke ve ürün özelinde ele alınmalıdır. Talep edilen belgenin türü üretim ülkesine göre değişir. Bu nedenle tüm tedarikçiler için tek tip belge listesi kullanmak pratik görünse de yasal uygunluğu ispatlamada yetersiz kalabilir.
Riski puanlamak yerine kanıtın kalitesini ölçün
Risk matrisi, satın alma ekiplerinin önceliklendirme yapmasına yardımcı olur. Ancak düşük, orta veya yüksek risk etiketi tek başına karar gerekçesi değildir. EUDR bakımından asıl değerlendirme; verinin doğruluğu, tamamlığı, kaynağıyla bağlantısı ve bağımsız biçimde doğrulanabilirliği üzerinden yapılmalıdır.
Değerlendirmede üretim ülkesinin veya bölgenin risk profili dikkate alınır. Ormansızlaşma ve orman bozulması yaygınlığı, yönetişim düzeyi, yolsuzluk ve belge sahteciliği riski, arazi haklarına ilişkin uyuşmazlıklar, silahlı çatışma veya yaptırım riski, tedarik zincirinin karmaşıklığı ve ürün karışımı ihtimali birlikte incelenmelidir. Avrupa Komisyonu tarafından yapılan ülke risk sınıflandırması da değerlendirmede dikkate alınır; ancak bu sınıflandırma, işletmenin kendi ürün ve tedarik zinciri incelemesinin yerine geçmez.
Sertifikasyon programları, uydu izleme araçları, üçüncü taraf denetim raporları ve kamu kayıtları riski değerlendirmede değerli destekleyici kanıtlardır. Buna karşılık hiçbir sertifika, EUDR yükümlülüklerini otomatik olarak ortadan kaldırmaz. Sertifikanın kapsamı, geçerlilik tarihi, ürünle ilişkisi, gözetim zinciri bütünlüğü ve tedarik edilen partiyle bağlantısı ayrıca kontrol edilmelidir.
Yüksek risk işaretlerinde ne yapılmalı?
Eksik koordinat, birbiriyle çelişen menşe bilgisi, belgesiz aracı kullanımı, kısa sürede değişen tedarikçi yapısı veya üretim kapasitesiyle uyumsuz satış miktarı risk işaretidir. Aynı şekilde, tedarikçinin üretim alanına erişimi engellemesi ya da izlenebilirlik verisini yalnızca toplu beyan düzeyinde sunması da ilave inceleme gerektirir.
Bu durumda işletme, riski azaltmak için ek belge talep edebilir, üretim alanına ilişkin uydu ve harita kontrolleri yapabilir, tedarikçi sahasında denetim gerçekleştirebilir veya bağımsız üçüncü taraf doğrulamasına başvurabilir. Sözleşmelere veri sağlama, kayıt saklama, saha erişimi, uygunsuzluk bildirimi ve düzeltici faaliyet hükümlerinin eklenmesi de kalıcı bir kontrol mekanizması oluşturur.
Risk, ilave önlemlere rağmen ihmal edilebilir seviyeye indirilemiyorsa ilgili ürün için gerekli özen beyanı hazırlanamaz. Ticari teslim tarihi yaklaşırken kanıt eksikliğiyle ilerlemek, sonradan tamamlanabilecek bir dokümantasyon sorunu olarak görülmemelidir. Bu yaklaşım, ürünün piyasaya arzı, ihracat sürekliliği ve kurumsal itibar açısından doğrudan uygunsuzluk riski yaratır.
Süreç sahipliği ve kayıt disiplini belirleyicidir
EUDR uyumu yalnızca sürdürülebilirlik veya kalite biriminin sorumluluğuna bırakılamaz. Satın alma, tedarik zinciri, hukuk, bilgi teknolojileri, kalite ve operasyon ekipleri aynı veri modeline göre çalışmalıdır. Satın alma sözleşmesiyle istenen bilgi, depoda parti bazında korunan kayıt ve gerekli özen beyanında kullanılan veri arasında kopukluk olmamalıdır.
Süreç için açık sorumlular, onay seviyeleri ve periyodik gözden geçirme kuralları tanımlanmalıdır. Tedarikçi bilgileri, sevkiyat kayıtları, risk değerlendirme gerekçeleri, uygulanan azaltıcı faaliyetler ve alınan kararlar düzenli biçimde saklanmalıdır. Tedarikçi risk profili sabit değildir; yeni kaynak, yeni üretim alanı, mülkiyet değişikliği, şikayet, uydu uyarısı veya mevzuat değişikliği değerlendirmeyi yeniden tetiklemelidir.
Bağımsız denetim yaklaşımı, sistemin yalnızca belgeleri topladığını değil, belgeler arasındaki ilişkiyi de doğruladığını gösterir. SBG’nin EUDR düzenleyici modül sertifikasyonu kapsamındaki teknik yaklaşımı da izlenebilirlik, kayıt bütünlüğü ve uygulama kanıtının birlikte değerlendirilmesine dayanır.
Tedarikçiden eksiksiz bilgi istemek başlangıçtır; bu bilgiyi ürün, parti ve üretim alanıyla kanıtlanabilir şekilde eşleştirmek ise gerçek uyum çalışmasıdır. Bu nedenle EUDR hazırlığında en doğru yatırım, satın alma kararından sevkiyat onayına kadar her adımda iz bırakabilen, güncellenebilir ve denetlenebilir bir tedarikçi kontrol sistemi kurmaktır.
